Ter tempo suficiente para cada afazer do dia a dia é uma das maiores dificuldades dos profissionais do século XXI. A sensação de que o tempo não rende faz com que muitos acabem tirando momentos de lazer, vida social e descanso para tentar dar conta de todos os prazos e cobranças. O estresse, a ansiedade e até mesmo a fadiga são sinais de que alguma coisa está errada.

Uma adequada gestão do tempo no ambiente de trabalho beneficia tanto a vida profissional quanto a pessoal, pois auxilia na produtividade e também na administração das suas atividades. Existem muitas informações sobre o tema, até em disciplinas de pós-graduação. Mas a dificuldade está em lembrar todas as orientações dadas pelos professores. Por isso, trouxemos algumas dicas de aplicativos e hábitos que podem ajudá-lo nessa missão e torná-la mais fácil e possível de ser praticada.

#1 Anote todas as suas pendências:

Evernote

Sabe aquela anotação que você fez há muito tempo e nem sabe mais onde está? Quem utiliza post-its ou o bloco de notas do Windows pode acabar até se perdendo em meio a tanta informação. Esse problema é facilmente resolvido com o Evernote, um aplicativo fácil de identificar e localizar lembretes com palavras-chave, que ajuda muito na gestão do tempo.

Outro ponto positivo do app é que ele não vai lhe deixar na mão se você estiver desconectado à internet. Você pode escrever suas anotações tranquilamente que ele irá sincronizá-las em nuvem, assim que o seu aparelho se conectar novamente. Ele também tem a opção do “Work Chat”, em que você pode compartilhar as suas notas com outras pessoas, incluindo as que também não possuem uma conta no Evernote.

O aplicativo está disponível para iOS, Android, Linux e Windows Phone.

Todoist

O Todoist é um dos melhores aplicativos de tarefas e gerenciamento do tempo. Com ele, você consegue separar as atividades do trabalho das pessoais por cores e ainda colocar níveis de prioridade em cada uma delas (que vão de 1 até 4). Se na sua nota você acrescentar duas exclamações junto com um número (!!2, por exemplo), ele já irá colocar a sua anotação como prioridade dois. Legal, né?

Com uma pequena quantia mensal, você consegue a versão Premium do Todoist com algumas funcionalidades bem legais, como notificações automáticas no próprio smartphone, ou via e-mail, de tarefas pendentes, além de backups automáticos e temas personalizados.

O app também está disponível para iOS e Android no mobile e também há extensões para navegadores como Firefox, Chrome e Safari.

Wunderlist

O Wunderlist é bem simples em comparação ao Todoist e Evernote e muito bom para quem quer apenas anotar as pendências da semana com um design acessível e simples. Nele, é possível dividir as tarefas em categorias conforme suas necessidades, como “privado”, “trabalho” e “filmes para assistir”, por exemplo. Outra funcionalidade, também encontrada em outros aplicativos, é a possibilidade de compartilhar as suas notas com as pessoas da sua lista de contatos.

O app está disponível para iPhone, iPad, Android, Windows, Kindle Fire e Web.

#2: Técnica do Pomodoro

As dicas, a partir de agora, serão mais offline e relacionadas a hábitos que podem auxiliar na sua gestão do tempo. Primeiramente, se o prazo é seu maior inimigo, a lista de afazeres está enorme e você não tem ideia de como planejar o tempo, essa técnica irá lhe ajudar a aumentar a produtividade e a organizar a execução de cada atividade. Desenvolvida pelo italiano Francesco Cirillo, em 1980, o Pomodoro se define basicamente a divisão do fluxo de trabalho em blocos de concentração. Para isso, duas coisas são necessárias:

1. Timer ou cronômetro, para contabilizar o seu tempo.
2. Uma lista de afazeres.

No início, escreva tudo o que precisa ser feito no dia. Quando começar, dê o start no cronômetro e foque intensamente na atividade por 25 minutos. Após esse período, faça um intervalo de 5 minutos para descansar um pouco o cérebro. Vá ao banheiro, tome uma água e faça uma breve caminhada. A pausa ajudará a oxigenar o cérebro e, na volta, você estará mais disposto para continuar as tarefas.

#3: Mantenha o ambiente de trabalho organizado

O desktop do seu computador está lotado de arquivos e a sua mesa uma bagunça? Então, está na hora de tirar um tempinho para colocar todas as coisas em ordem. Comece a organizar todos os arquivos em pastas específicas e em lugares fáceis de acessar. Os minutos ou horas gastas serão uma economia quando for necessário buscar algo em específico, além de que um ambiente limpo e organizado torna o seu período no trabalho mais agradável e eficiente, fazendo a gestão do tempo ser bem mais fácil.

#4 Delegue tarefas

O acúmulo de tarefas pode gerar muito estresse e ansiedade e, infelizmente, é um hábito comum entre gestores. Aprender a delegar tarefas à equipe é essencial no gerenciamento do tempo para desenvolver grandes projetos. Isso não significa fugir das responsabilidades, viu? A atitude de delegar afazeres ajuda a desenvolver as habilidades de quem trabalha junto com você e, ao mesmo tempo, alivia a tensão de ter que resolver tudo por conta própria.

#5: Não abra mão do seu tempo livre

Outra tendência nada saudável é trabalhar além do horário estipulado. Muitas pessoas, que ainda não sabem organizar o tempo da maneira correta, levam atividades para casa e, em consequência, deixam de lado a família, o lazer e a vida social. Esse hábito é bastante nocivo, pois gera um estresse desnecessário que afeta – demais – as relações familiares.

Um momento livre vivido com qualidade fará com que o rendimento nas atividades cotidianas seja muito maior, pois o cérebro estará descansado e você terá mais disposição para realizar as tarefas.

Para finalizar, indicamos o livro do norte-americano David Allen chamado “A Arte de Fazer Acontecer”, sobre o método GTD (Getting Things Done), que visa o gerenciamento do tempo de maneira rápida e prática!

Inspire-se e coloque em prática essas dicas para que a sua produtividade dê um grande passo. Se precisar, conte com o auxílio de livros e artigos sobre o tema para implementar novas técnicas e aperfeiçoar hábitos para o melhor aproveitamento do seu tempo!